Riskerna och fallgroparna med att välja en parkeringsapp med offentlig upphandling

När städer letar och kollar efter nya parkeringslösningar, väljer de oftast att lägga fram ett offentligt anbudsförfarande. Anbudskonceptet är jättebra – det fungerar många gånger för att producera precis det önskade resultatet för ett projekt. Problemet är att anbud är gjorda för produkter som är mer statiska och mindre dynamiska än appar. Digitala lösningar är långt ifrån de traditionella processer offentliga upphandlingar var till för, så om man väljer operatör genom anbudsförfarande kan det leda till ett totalt misslyckande med att förnya parkeringssystemet.

I den här artikeln så förklarar vi varför städer borde skynda sig med att ta bort anbudsprocessen för digitala lösningar och varför det fungerar mycket bättre att kunna förhandla och öppna marknaden för flera operatörer.

Förfrågningsunderlag i upphandlingar medför risken att bli skrivna av fel människor av fel anledningar

När en stad lägger fram ett förfrågningsunderlag, är de mest intresserade av en sak: priset. Det de borde fokusera på i första hand är kvalitet, medan priset i bästa fall skulle gå att förhandla för en långsiktig, kostnadseffektiv lösning. Att tro att de kan få det bästa resultatet för minsta möjliga investering är inte sant.

Ett anbud skrivs med specifika krav: nödvändiga funktioner, tidsram osv. Den med det lägsta budet och som kan bocka av alla kraven blir belönad med monopol för parkering i staden. Eller så väljs den ”bästa” lösningen godtyckligt genom ett lotteri bland dem som uppfyller kraven och har samma lägsta pris vid tidpunkten för anbudet. I vardera av fallen finns det inget sätt att säkra att den bästa lösningen verkligen är den bästa.

Dessutom, i många fall där städer valt ett anbud så blir de till slut skrivna av någon person eller enhet som inte har full koll på hur app-industrin fungerar. Inköpschefer är proffs inom sitt område men har kanske inte en skarp bild av lösningen de vill köpa när det kommer till appar i den virala teknologivärlden. Det räcker inte att vara expert inom parkering – att vara expert inom den digitala världen och dagens parkeringslösningar är också en absolut nödvändighet. Att hitta en situation där det är möjligt att hitta en partner som är det, är nyckeln.

När den enda fokusen ligger på att följa restriktionerna i ett anbud, och när beställarna har mer kunskap inom parkering än vad de har med apparna, kan resultaten bli väldigt problematiska. Det finns en verklig risk med att överse den praktiska upplevelsen av slutanvändaren (personen vars villighet att faktiskt använda lösningen betyder mest).

Anbudsprocessen passar inte med dagens digitala lösningar då den är för stel och byråkratisk

Städer kan vara rädda för att spendera pengar på en mer löst definierad lösning, så en offentlig upphandling kan verka som ett bra alternativ. Det kan dock sluta i att resurser spolas ner i avloppet genom att betala för en lösning som bockar av alla krav men som inte har någon garanti för att fungera.

Eftersom de är av teknisk natur, är underlagen för upphandlingarna ofta skrivna för att vara så mycket på den ”säkra sidan” som möjligt för att förhindra misstag. Hela konceptet med ett strikt kontrakt som bara behöver någon att symboliskt svara på alla krav, fungerar helt enkelt inte med dagens digitala lösningar. Anledningen är enkel: en bra-på-papper-app har ingen garanti för att användarna kommer tycka om den. Och om användarna inte tycker om den, kommer de inte använda den.

Självklart är det underförstått att om en stad potentiellt ska att investera i flygplan eller maskiner till ett värde av flera miljarder kronor, kan ett RFP/offentlig upphandling underlätta processen eftersom det finns obligatoriska tekniska egenskaper, säkerhetsfunktioner och allmänna lagar inom respektive bransch. De är inte bara nödvändiga för slutprodukten, utan de är också enklare att definiera och mycket långsammare att förändra.

Digitala tjänster är det motsatta: ständigt utvecklande och blir snabbt föråldrade. Livslängden på en app hänger på om den kan göra det den ska och göra det bra. De innebär inte bara just nu, utan också när nästa stora teknologiska utveckling kommer. Konstgjorda restriktioner för den tekniska evolutionen förstör innovationsprocessen helt och hållet. Det bästa med teknologi är att den utvecklas med tiden, ständigt i rörelse framåt. Men det innebär också att tidigare lösningar ständigt utrotas. Att ha en lösning som fungerar de nästkommande 6 månaderna men som sedan blir utdaterad är ett slöseri av resurser som lämnar en stad med en produkt som ingen vill använda. Det hela handlar om att den starkaste överlever, och med starkast menar vi den mest användbara.

Städer som använder en anbudsprocess kan fastna med en dålig lösning som folket hatar.

Vi ser tydligt att städer som har använt ett öppet anbudsförfarande med en begränsning för användarna har en mycket sämre slutanvändarupplevelse och till slut så leder det till lägre användning av tjänsten i fråga.

Till exempel, Göteborg valde en utvecklare för deras app genom en offenltig upphandling, och valde den med lägst pris. Kommunens kontrakt hindrar utvecklingsprocessen, den begränsas till en enda app i en enda stad och resultatet blir att det inte är en toppmodern lösning som dagens krävande smarttelefonanvändare behöver. Därmed har staden en app med ett genomsnittsbetyg på 2.5 i app store (som har gått upp från 1.7 efter flera år av utveckling och återlanserande av en helt ny app). Dåliga omdömen är de mest påtagliga bevisen på otillräcklig användbarhet.

Medan en öppen marknad har möjligheten att anta nya innovationer så har dessa städer ingen möjlighet att ta till vara på dem. Istället står de inför dilemmat ”Det finns en helt ny lösning som kommer göra allas liv enklare, billigare och bättre! Kanon! Men vi kan påbörja ett samarbete först om 5 år för vi har en uteslutande RFT-affär med en annan leverantör som saknar hälften av framgången men följer kraven vi ställde då.”

Det är ännu mer skrämmande än att öppna marknaden. Det är då du ser skadliga prissänkningar, dålig kommunikation, minskning av användande och så småningom städer som är fast med dåliga lösningar som bara täcker de absoluta minimumkraven i ett anbud och som följer ett slutet kontrakt. Det är ungefär som att bara tillåta ett kreditkort i en stad: förbrukningen skulle snart sjunka.

Städer som har en öppen marknad för parkeringsappar ser framgång och tillväxt

Däremot, städer som har en öppen marknad för parkeringslösningar, och därmed tillåter leverantörer att arbeta fritt så länge de täcker vissa aspekter, fungerar mycket bättre och har en mycket högre servicekvalitet än de som valde att använda en offentlig upphandling.

I Sverige är de första städerna som öppnat upp marknaden för flera leverantörer, Stockholm och Uppsala. Det är ett nytt-isch koncept i Sverige men de har följt Köpenhamns exempel. Efter att ha misslyckats med en lösning som valdes genom en RFT-process hade den danska huvudstaden valt att öppna marknaden, framgångsrikt etablera mobil parkering som bästa lösning och nästan fullständigt digitaliserat marknaden. I både Stockholm och Uppsala har marknaden varit öppen för flera leverantörer att komma fram med mobila parkeringslösningar, och trots att det fortfarande är tidigt i processen så ser det väldigt lovande ut. Köpenhamn är ett obestridligt exempel på fördelarna med en öppen konkurrens.

Svenska städer borde öppna marknaden för parkeringsappar för att tillfredsställa förare och säkra existensen för fungerande parkeringstjänster

Anbud är ett bra sätt att sätta operatörer mot varandra i traditionella industrier. Digitala lösningar, däremot, behöver ett helt annat närmande.

På tal om digitalisering så ser vi och kommer att fortsätta att se snabba förändringar i branschen och i de produkter som används. Saker som slutar vara trendiga, lösningar som blir för gamla att arbeta med, nya lösningar som är bättre än den förra. Att vara beroende i flera år av en enda lösning som är extremt begränsad och långsam när det gäller förändring, justeringar eller ersättning är fullständigt skadligt för innovationssystemet. Och, bredare sätt, för den digitala processen i en stad, industri eller till och med nation.

Eftersom anbudsförfarandet som det är nu inte tillåter öppen förhandling mellan parterna, hindrar det sund konkurrens för lösningar där det tydligt skulle vara det bästa alternativet, såsom appar.

Istället för anbudsprocessen borde städer börja använda den öppna marknaden för att introducera flera leverantörer inom området. Självklart, är förändring alltid skrämmande, men den är oundviklig när verkligheten av digitala tjänster har rört sig förbi anbudsprocessen och in i en värld där öppen konkurrens ger det bästa resultatet för alla: staden, leverantören och slutanvändaren.

Missa inga uppdateringar! Följ oss på Facebook, Twitter och LinkedIn för att höra det nyaste inom parkeringsindustrin och smart city management!

ParkMan är en effektiv digital lösning för parkeringsövervakare och en app för bilister och andra förare att hitta och betala för parkering. Läs mer om hur ParkMan kan hjälpa dig!

Bilden är tagen av “sergio souza”  från Unsplash/CC